Rodoil Distribuidora de Combustiveis
“No planejamento do portfólio de investimento de tecnologia da informação da Rodoil em 2021 identificamos a oportunidade de melhorar os processos executados por nossos usuários junto aos sistemas da empresa. O time de tecnologia incluiu no portfólio um projeto denominado RPA RodOil com o objetivo de melhorar os processos repetitivos executados por nossos usuários.
RPA é a sigla para “”Robotic Process Automation”” ou automação robótica de processos. RPA é a tecnologia de automação de processos de negócios baseada em robôs de software metafóricos ou em inteligência artificial/trabalhadores digitais. Os robôs se comunicam com os sistemas e aplicativos para agilizar processos e reduzir a carga de trabalho que recai nos humanos. O RPA está transformando a maneira como as empresas funcionam frente a processos repetitivos junto a sistemas.
Em janeiro de 2022 iniciamos o projeto RPA RodOil com o objetivo de automatizar através de robôs desenvolvidos na tecnologia RPA os processos das áreas fiscal e financeiro. O objetivo secundário era identificar no mercado soluções de tecnologia.
O projeto foi conduzido através das seguintes etapas:
1. Identificação Processos: Nesta etapa realizamos entrevistas com usuários e gestores para identificar os processos realizados por nossos usuários utilizando seus computadores e os sistemas da empresa. Os processos aptos a serem automatizados são classificados conforme a frequência de execução e repetição.
2. Mapeamento: Nesta etapa realizamos o mapeamento do processo utilizando vídeos cujo objetivo é entender o que o usuário executa em seu computador junto aos sistemas.
3. Análise de Retorno de Investimento: Realizamos as seguintes atividades:
a. Identificamos o custo do processo executado pelos usuários utilizando o mapeamento
b. Identificamos o tempo e custo de implementação do robô junto aos fornecedores de tecnologia RPA
c. Identificamos o custo de aquisição de software bem como o custo de utilização de nossos servidores no data center RodOil.
d. Compilamos a informação utilizando o método ROI (Retorno sobre o Investimento)
4. Decisão GO/ NO GO: Nesta é apresentado para os gestores o ROI e decidido se seguimos com a implementação ou mantemos em espera até termos o ROI adequado.
5. Implementação: Nesta etapa construímos o robô e colocamos em produção. Seguimos as seguintes etapas:
a. Aprovação Proposta, Cronograma e plano de implementação
b. Desenvolvimento do RPA
c. Homologação
d. Treinamento dos usuários e equipe de monitoramento
e. Substituição do processo humano pelo Robô
Em março de 2022 identificamos os seguintes processos priorizados a serem executados:
ÁREA PROCESSOS JUSTIFICATIVA DE AUTOMAÇÃO GANHOS OBSERVADOS
Financeira:
Importação de Extratos Bancários junto aos bancos Itau, Santander e Banco do Brasil: Processo realizado a cada 15 minutos com o objetivo de identificar os depósitos realizados pelos clientes junto aos pedidos de venda.
RPA liberou 04 horas diárias de um recurso da área.
Cobrança Escritural – Envio de Arquivos junto aos bancos Banco do Brasil, ABC, Itaú, Caixa Federal e Santander: Processo realizado diariamente.
RPA liberou 01 horas diárias de um recurso da área.
Cobrança Escritural – Retorno dos Arquivos dos bancos enviados: Processo realizado diariamente.
RPA liberou 01 horas diárias de um recurso da área
Fiscal:
Atualização Versão SCANC: Atualização da versão do software Scanc junto aos servidores fiscais.
RPA liberou 04 horas mensais de um recurso da área
Atualização do SCANC: Processo realizado mensalmente com o objetivo de atualizar as informações de combustíveis para entrega da obrigação fiscal mensal junto ao governo.
RPA liberou 08 horas mensais de um recurso da área
Manifestação do Destinatário: Processo diário de confirmação do recebimento de notas de compras.
RPA liberou um recurso da área além de garantir que 100% dos documentos estão manifestados
Relatório de Fechamentos (Entradas / Saida -> TXT): Automação do processo de conferência e identificação de divergência dos movimentos de documentos fiscais de entrada e saída entre os sistemas JD Edwards e o Sistema Synchro de entrega das obrigações fiscais.
Automação da geração das informações diverde informações Conjunto de relatórios de conferência.
RPA liberou 08 horas semanais de aquisição, compilação e cruzamento de informação.
O time da área foca nas atividades de análise de divergências e trata as causas.
Durante a identificação acima foram relacionados demais processos para serem priorizados em uma segunda onda de implementação, sendo eles: Conciliação de Fretes, Despesa de Armazenagem, Atualização cadastral de clientes e fornecedores.
Analisamos no mercado as ferramentas de tecnologia RPA e optamos pela UIPath e RocketBot.
Os robôs foram construídos por dois fornecedores. Na tecnologia UIPath o fornecedor foi a Núcleo Informática localizada em Caxias do Sul. Na tecnologia RocketBot o fornecedor de implementação foi a First Decision localizada em Brasília, São Paulo e Rio de Janeiro.
O projeto foi conduzido pelo time RodOil, composto pela área de negócio e TI e os times de desenvolvimento dos fornecedores.
Os times são compostos por:
· Gerente de Projetos: Responsável por conduzir o escopo, prazo, custo e qualidade do projeto
· Product Owner/Analista de Negócios/Key-user: Responsável por detalhamento dos processos e sistemas realizados pela área de negócio.
· Desenvolvedores: Responsável por criar e manter o robô em execução
Os principais resultados que foram observados na implementação do RPA:
· Se confirmou que o uso da tecnologia RPA permite realizar diversas automações junto a operação de sistemas junto a computadores
· Necessidades de desenvolvimento de Integrações entre sistemas podem ser substituídas por robôs RPA. Criamos uma ação no nosso portfólio de projetos e demandas de sempre perguntar se pode ser feito por RPA o desenvolvimento de integração entre dois ou mais sistemas
· Necessidades de customizações nos sistemas são avaliadas se podem ser executadas por RPA
· As ferramentas UIPATH e RocketBot permitem que o time de TI da RodOil crie robôs para automatizar atividades do dia a dia da equipe de TI.
“
“A uso da tecnologia RPA e a implementação dos projetos irá nos trazer os seguintes benefícios:
· Economia de tempo e recursos financeiros, pois os robôs podem executar as tarefas mais rápido e com menos erros do que os humanos;
Melhor uso dos recursos humanos, pois os colaboradores podem se dedicar a atividades mais criativas e estratégicas que agregam valor à empresa;
· Melhoria da gestão de dados, pois os robôs rastreiam e registram suas próprias ações, facilitando o controle e a análise dos processos;
· Aumento da satisfação dos clientes, pois os robôs podem oferecer um atendimento mais ágil e preciso, reduzindo o tempo de espera e os erros;
· Padronização dos processos, pois os robôs seguem as regras definidas pela empresa, garantindo a conformidade e a qualidade dos resultados.
Como toda tecnologia deve estar sempre conforme com os seguintes objetivos que precisamos estar alinhados:
· Redução nos custos
· Maior conformidade
· Maior produtividade
· Maior envolvimento dos funcionários
· Competitividade, agilidade
· Maior precisão dos processos de negócios
“
“Durante a implementação dos primeiros robôs identificamos que existem inúmeros processos que necessitam ser automatizados. O principal ponto importante que resolvemos foi a priorização dos processos analisando o quanto ele é repetitivo e frequente e comparando com o Retorno do Investimento. Isto nos permitiu entender quais processos serão priorizados e o que pode ser desenvolvido por fornecedores parceiros ou pelo time interno.
Outra prática importante foi a utilização de vídeos para o mapeamento da automação das pessoas. Diminuímos o tempo de mapeamento de processos e fluxos bem como visualmente o time conseguiu identificar em que ponto a automatização terá mais retorno para o usuário. Esta visualização nos permitiu definir as expectativas da automação diminuindo o suporte após implementação.
Aprendemos também a possibilidade de utilizarmos o RPA para integrar tecnologias como análise de dados, possibilidade de integração com chat bots e uma base tecnológica para futura implementação de projetos de IA (Inteligência Artificial).
“
“No planejamento do portfólio de investimento de tecnologia da informação da Rodoil em 2021 identificamos a oportunidade de melhorar os processos executados por nossos usuários junto aos sistemas da empresa. O time de tecnologia incluiu no portfólio um projeto denominado RPA RodOil com o objetivo de melhorar os processos repetitivos executados por nossos usuários.
RPA é a sigla para “”Robotic Process Automation”” ou automação robótica de processos. RPA é a tecnologia de automação de processos de negócios baseada em robôs de software metafóricos ou em inteligência artificial/trabalhadores digitais. Os robôs se comunicam com os sistemas e aplicativos para agilizar processos e reduzir a carga de trabalho que recai nos humanos. O RPA está transformando a maneira como as empresas funcionam frente a processos repetitivos junto a sistemas.
Em janeiro de 2022 iniciamos o projeto RPA RodOil com o objetivo de automatizar através de robôs desenvolvidos na tecnologia RPA os processos das áreas fiscal e financeiro. O objetivo secundário era identificar no mercado soluções de tecnologia.
O projeto foi conduzido através das seguintes etapas:
1. Identificação Processos: Nesta etapa realizamos entrevistas com usuários e gestores para identificar os processos realizados por nossos usuários utilizando seus computadores e os sistemas da empresa. Os processos aptos a serem automatizados são classificados conforme a frequência de execução e repetição.
2. Mapeamento: Nesta etapa realizamos o mapeamento do processo utilizando vídeos cujo objetivo é entender o que o usuário executa em seu computador junto aos sistemas.
3. Análise de Retorno de Investimento: Realizamos as seguintes atividades:
a. Identificamos o custo do processo executado pelos usuários utilizando o mapeamento
b. Identificamos o tempo e custo de implementação do robô junto aos fornecedores de tecnologia RPA
c. Identificamos o custo de aquisição de software bem como o custo de utilização de nossos servidores no data center RodOil.
d. Compilamos a informação utilizando o método ROI (Retorno sobre o Investimento)
4. Decisão GO/ NO GO: Nesta é apresentado para os gestores o ROI e decidido se seguimos com a implementação ou mantemos em espera até termos o ROI adequado.
5. Implementação: Nesta etapa construímos o robô e colocamos em produção. Seguimos as seguintes etapas:
a. Aprovação Proposta, Cronograma e plano de implementação
b. Desenvolvimento do RPA
c. Homologação
d. Treinamento dos usuários e equipe de monitoramento
e. Substituição do processo humano pelo Robô
Em março de 2022 identificamos os seguintes processos priorizados a serem executados:
ÁREA PROCESSOS JUSTIFICATIVA DE AUTOMAÇÃO GANHOS OBSERVADOS
Financeira:
Importação de Extratos Bancários junto aos bancos Itau, Santander e Banco do Brasil: Processo realizado a cada 15 minutos com o objetivo de identificar os depósitos realizados pelos clientes junto aos pedidos de venda.
RPA liberou 04 horas diárias de um recurso da área.
Cobrança Escritural – Envio de Arquivos junto aos bancos Banco do Brasil, ABC, Itaú, Caixa Federal e Santander: Processo realizado diariamente.
RPA liberou 01 horas diárias de um recurso da área.
Cobrança Escritural – Retorno dos Arquivos dos bancos enviados: Processo realizado diariamente.
RPA liberou 01 horas diárias de um recurso da área
Fiscal:
Atualização Versão SCANC: Atualização da versão do software Scanc junto aos servidores fiscais.
RPA liberou 04 horas mensais de um recurso da área
Atualização do SCANC: Processo realizado mensalmente com o objetivo de atualizar as informações de combustíveis para entrega da obrigação fiscal mensal junto ao governo.
RPA liberou 08 horas mensais de um recurso da área
Manifestação do Destinatário: Processo diário de confirmação do recebimento de notas de compras.
RPA liberou um recurso da área além de garantir que 100% dos documentos estão manifestados
Relatório de Fechamentos (Entradas / Saida -> TXT): Automação do processo de conferência e identificação de divergência dos movimentos de documentos fiscais de entrada e saída entre os sistemas JD Edwards e o Sistema Synchro de entrega das obrigações fiscais.
Automação da geração das informações diverde informações Conjunto de relatórios de conferência.
RPA liberou 08 horas semanais de aquisição, compilação e cruzamento de informação.
O time da área foca nas atividades de análise de divergências e trata as causas.
Durante a identificação acima foram relacionados demais processos para serem priorizados em uma segunda onda de implementação, sendo eles: Conciliação de Fretes, Despesa de Armazenagem, Atualização cadastral de clientes e fornecedores.
Analisamos no mercado as ferramentas de tecnologia RPA e optamos pela UIPath e RocketBot.
Os robôs foram construídos por dois fornecedores. Na tecnologia UIPath o fornecedor foi a Núcleo Informática localizada em Caxias do Sul. Na tecnologia RocketBot o fornecedor de implementação foi a First Decision localizada em Brasília, São Paulo e Rio de Janeiro.
O projeto foi conduzido pelo time RodOil, composto pela área de negócio e TI e os times de desenvolvimento dos fornecedores.
Os times são compostos por:
· Gerente de Projetos: Responsável por conduzir o escopo, prazo, custo e qualidade do projeto
· Product Owner/Analista de Negócios/Key-user: Responsável por detalhamento dos processos e sistemas realizados pela área de negócio.
· Desenvolvedores: Responsável por criar e manter o robô em execução
Os principais resultados que foram observados na implementação do RPA:
· Se confirmou que o uso da tecnologia RPA permite realizar diversas automações junto a operação de sistemas junto a computadores
· Necessidades de desenvolvimento de Integrações entre sistemas podem ser substituídas por robôs RPA. Criamos uma ação no nosso portfólio de projetos e demandas de sempre perguntar se pode ser feito por RPA o desenvolvimento de integração entre dois ou mais sistemas
· Necessidades de customizações nos sistemas são avaliadas se podem ser executadas por RPA
· As ferramentas UIPATH e RocketBot permitem que o time de TI da RodOil crie robôs para automatizar atividades do dia a dia da equipe de TI.
“
“Atualmente todos os projetos desenvolvidos pela empresa são executados utilizando um método de gestão de projetos que possui fases bem definidas e contém indicadores de prazo, custo e atendimento ao escopo.
Utilizamos reuniões Diárias (Dailys) e reuniões semanais (status report) com o objetivo de alinhar expectativas, comunicação e priorização de atividades.
Estamos sempre em evolução junto as práticas ágeis e já temos mapeado a criação de Squad´s de times para diminuir o tempo de execução de projetos.
“
“Os seguintes itens entendemos que devemos manter em execução constante a cada projeto de RPA da empresa:
· Envolver cada vez mais os usuários para realizar o mapeamento dos processos que podem ser automatizados em cada organização, levando em conta a frequência, o tempo, a complexidade e o valor agregado das tarefas
· Treinar os robôs para executar os processos mapeados, seguindo as regras e os fluxos definidos pela organização
· Testar e monitorar o desempenho dos robôs, corrigindo eventuais falhas ou atualizando as configurações conforme as mudanças nos processos ou nos sistemas
· Avaliar os resultados obtidos com a automação, medindo indicadores como produtividade, qualidade, custo e satisfação dos clientes e dos funcionários
Identificamos que precisamos evoluir nos seguintes itens:
· Criar um centro de excelência em RPA para gerenciar e escalar os projetos de automação, envolvendo as áreas de negócio e de TI na definição das estratégias e das melhores práticas
· Acompanhar a evolução das tecnologias UIPath e RocketBot junto a ferramentas e algoritmos de Inteligência Artificial
· Identificar e implementar um piloto de Automation Discovery que consiste em utilizar a inteligência artificial e machine learning junto aos equipamentos dos usuários para detectar e priorizar os processos mais adequados para a automação, com base na frequência, no tempo e na complexidade das tarefas. Assim, a IA pode ajudar a identificar as oportunidades de RPA e a otimizar o retorno sobre o investimento do projeto das atividades dos usuários
“
