NEOENERGIA S.A
A Neoenergia faz parte do grupo espanhol Iberdrola e está no Brasil desde 1997, sendo uma das líderes do setor elétrico. Sua estratégia e o modelo de negócio foram desenhados antecipando o papel que o setor pode desempenhar no combate às mudanças climáticas e na criação de oportunidades de desenvolvimento econômico, social e ambiental.
A companhia destaca-se pelo perfil inovador, por empreender em novos investimentos, adotar tecnologias mais eficientes, sustentáveis e limpas, e que buscam promover o crescimento e desenvolvimento do talento e das capacidades técnicas e humanas de seus profissionais. Além disso, trabalha pela segurança das pessoas e se esforça para construir um projeto de sucesso empresarial em conjunto com toda sua cadeia de valor.
Em busca constante pelo alinhamento com estes valores e visando tornar-se uma empresa mais digital, eficiente e sustentável, a Neoenergia propôs um programa inovador, denominado de OrganizAÇÃO, como forma de enfrentamento ao acúmulo de documentos físicos nos ambientes administrativos, bem como forma de conscientização sobre o descarte adequado de resíduos eletrônicos obsoletos nas rotinas dos colaboradores.
A atuação voltada ao Programa foi feita através de 3 pilares:
– Digitalizar tudo o que for possível.
– Guardar apenas o que for necessário.
– Descartar o que não usamos mais.
Visando cumprir este objetivo, a Neoenergia instituiu um grupo de trabalho multidisciplinar para análise, criação e desenvolvimento de processos internos que melhorassem a gestão de documentos, arquivos, materiais de trabalho e ferramentas em toda a empresa, por meio de uma mobilização em todos os estados de forma simultânea (SP, BA, RN, PE e DF). O grupo foi formado por colaboradores das áreas de Serviços Gerais, Tecnologia da Informação, Comunicação Interna, Sustentabilidade e Eficiência Energética, que revisaram diversos normativos e procedimentos internos que contribuiu para:
– Redução do volume de documentos físicos descartados ou encaminhados para guarda física externa;
– Gestão eficiente e segura (observando critérios da LGPD) dos documentos da empresa.
– Utilização eficiente dos espaços digitais de armazenamento disponibilizados pela empresa.
Foi identificada, também, a relevância do fator humano para o sucesso da ação. Desta forma, impactar positivamente no comportamento dos colaboradores passou a englobar o objetivo, sendo fundamental fomentar uma mudança de mentalidade, visando inspirá-los a:
– Revisarem seus próprios processos internos em busca de melhorias;
– Buscarem a construção de comportamentos e hábitos mais sustentáveis na produção, compartilhamento, utilização e descarte de documentos e resíduos em geral.
A “Semana D” da ação ocorreu no primeiro semestre de 2023. Neste período, todos os colaboradores se responsabilizaram em organizar seu ambiente de trabalho, reavaliando a necessidade de documentos físicos que foram digitalizados, além de promover o descarte adequado dos itens tecnológicos.
Após o sucesso do programa voltado à parte administrativa, surgiu o desafio de idealizar uma vertente para promover ação semelhante nas viaturas (veículos utilizados pelo público operacional para atendimento a ocorrências relacionadas às atividades na rede de energia), que foram inspecionadas, com o objetivo de descartar materiais inservíveis transportados, além de realocar os itens sobressalentes, otimizando a aplicação de recursos financeiros e reduzindo a sobrecarga de componentes mecânicos e conscientizando as equipes sobre os benefícios de manter seu posto de trabalho organizado.
O Programa OrganizAÇÃO, tanto em sua fase voltada ao público administrativo, quanto às equipes operacionais, contou com o engajamento dos colaboradores, que, por meio de comportamentos mais eficientes, foram peças-chave no reforço de pilares de comprometimento que representam grande relevância para o negócio. Pode-se destacar fatores relacionados a meio ambiente, segurança do trabalho, cibersegurança, eficiência operacional e otimização de recursos financeiros, o que corrobora com as políticas de sustentabilidade e práticas ESG (Environmental, Social and Governance) do Grupo Neoenergia.
No ambiente administrativo, a redução na produção/aquisição de documentos físicos ampliou o uso das ferramentas digitais que são meios mais sustentáveis e eficientes, as informações digitalizadas passam a estar em ambiente on-line, em consonância com a Lei Geral de Proteção de Dados, implicando em mais segurança da informação sobre as documentações da empresa e informações sensíveis e facilidade de acesso (automatização de processos).
Em relação aos veículos operacionais, a diminuição do peso transportado reduz a sobrecarga da viatura e, consequentemente, a emissão de poluentes como o CO2 e a necessidade de manutenções corretivas. O descarte de materiais inservíveis, por sua vez, endossa o comprometimento com a gestão de resíduos, enquanto a realocação de itens sobressalentes é uma forma de enfrentamento à imobilização de recursos financeiros. Além disso o posto de trabalho operacional organizado torna-se propulsor de uma rotina de trabalho mais segura e eficiente.
A criação de uma semana dedicada a organização administrativa e de veículos operacionais foi algo inédito no grupo Neoenergia, onde todos os colaboradores estiveram engajados com a temática.
Em relação a parte administrativa do programa pode-se destacar os seguintes aspectos:
• Utilização de plataformas para digitalização de documentos;
• Utilização do Sistema Corporativo da Neoenergia (SGI – Sistema de Gestão Integrado);
• Automação de processos;
• Reaproveitamento de materiais recicláveis através da máquina do programa Vale Luz, inciativa que tem como objetivo realizar a troca desses materiais por descontos na conta de energia elétrica.
No viés operacional pode-se destacar os seguintes aspectos:
• Redução dos materiais e ferramentas excedentes de 99 % dos veículos operacionais da frota;
• Reutilização de ferramentas, redistribuindo e atendendo as necessidades de outras equipes.
A Neoenergia faz parte do grupo espanhol Iberdrola e está no Brasil desde 1997, sendo uma das líderes do setor elétrico. Sua estratégia e o modelo de negócio foram desenhados antecipando o papel que o setor pode desempenhar no combate às mudanças climáticas e na criação de oportunidades de desenvolvimento econômico, social e ambiental.
A companhia destaca-se pelo perfil inovador, por empreender em novos investimentos, adotar tecnologias mais eficientes, sustentáveis e limpas, e que buscam promover o crescimento e desenvolvimento do talento e das capacidades técnicas e humanas de seus profissionais. Além disso, trabalha pela segurança das pessoas e se esforça para construir um projeto de sucesso empresarial em conjunto com toda sua cadeia de valor.
Em busca constante pelo alinhamento com estes valores e visando tornar-se uma empresa mais digital, eficiente e sustentável, a Neoenergia propôs um programa inovador, denominado de OrganizAÇÃO, como forma de enfrentamento ao acúmulo de documentos físicos nos ambientes administrativos, bem como forma de conscientização sobre o descarte adequado de resíduos eletrônicos obsoletos nas rotinas dos colaboradores.
A atuação voltada ao Programa foi feita através de 3 pilares:
– Digitalizar tudo o que for possível.
– Guardar apenas o que for necessário.
– Descartar o que não usamos mais.
Visando cumprir este objetivo, a Neoenergia instituiu um grupo de trabalho multidisciplinar para análise, criação e desenvolvimento de processos internos que melhorassem a gestão de documentos, arquivos, materiais de trabalho e ferramentas em toda a empresa, por meio de uma mobilização em todos os estados de forma simultânea (SP, BA, RN, PE e DF). O grupo foi formado por colaboradores das áreas de Serviços Gerais, Tecnologia da Informação, Comunicação Interna, Sustentabilidade e Eficiência Energética, que revisaram diversos normativos e procedimentos internos que contribuiu para:
– Redução do volume de documentos físicos descartados ou encaminhados para guarda física externa;
– Gestão eficiente e segura (observando critérios da LGPD) dos documentos da empresa.
– Utilização eficiente dos espaços digitais de armazenamento disponibilizados pela empresa.
Foi identificada, também, a relevância do fator humano para o sucesso da ação. Desta forma, impactar positivamente no comportamento dos colaboradores passou a englobar o objetivo, sendo fundamental fomentar uma mudança de mentalidade, visando inspirá-los a:
– Revisarem seus próprios processos internos em busca de melhorias;
– Buscarem a construção de comportamentos e hábitos mais sustentáveis na produção, compartilhamento, utilização e descarte de documentos e resíduos em geral.
A “Semana D” da ação ocorreu no primeiro semestre de 2023. Neste período, todos os colaboradores se responsabilizaram em organizar seu ambiente de trabalho, reavaliando a necessidade de documentos físicos que foram digitalizados, além de promover o descarte adequado dos itens tecnológicos.
Após o sucesso do programa voltado à parte administrativa, surgiu o desafio de idealizar uma vertente para promover ação semelhante nas viaturas (veículos utilizados pelo público operacional para atendimento a ocorrências relacionadas às atividades na rede de energia), que foram inspecionadas, com o objetivo de descartar materiais inservíveis transportados, além de realocar os itens sobressalentes, otimizando a aplicação de recursos financeiros e reduzindo a sobrecarga de componentes mecânicos e conscientizando as equipes sobre os benefícios de manter seu posto de trabalho organizado.
Os diálogos estratégicos para reforço da ação atingiram mais de 16.000 colaboradores, além de participações expressivas em lives de divulgação do Programa OrganizAÇÃO.
Na vertente administrativa os resultados foram obtidos na digitalização de mais de 30 mil páginas de documentos físicos, onde estes foram eliminados de forma correta e anexados em nuvens, além do descarte de mais de 1000 caixas de arquivos externos e eletrônicos reaproveitados, totalizando 26 toneladas de resíduos, sendo 70% papel (Comparativo: 26t equivalem a 28 carros populares ou 400 mil folhas de papel).
Os pontos de coleta da Semana D Administrativa foram equipados com balanças, para mensurar a quantidade de material a ser descartado de acordo com a sua classificação. Em seguida, através do preenchimento formulário online disponibilizado via QR Code, foram feitos os registros dos números de descarte. Os resultados foram acompanhados pela equipe de Serviços Gerais, responsável pela consolidação dos dados e gestão dos resíduos.
Para a vertente operacional, a ação contou com a inspeção e organização de 99% da frota de veículos, totalizando mais de 4.000 veículos. Considerando a quantidade de itens descartados ou reaproveitados, foram eliminadas 135 toneladas de materiais, com a redução média de 34 kg por veículo, sendo 21% materiais de descartes.
Na Semana D Operacional, o registro também foi feito via formulário online, com auditoria e consolidação dos registros finais pela área de Sustentabilidade da empresa.
Nesta campanha, os pontos focais foram estimulados a criarem e incentivarem a elaboração de conteúdos pelas equipes a fim de interpretarem, a seu modo, a mensagem que foi repassada com o OrganizAÇÃO. Desta forma, foram recebidos diversos registros por meio de vídeos, elaborados pelos próprios colaboradores e que foram de fundamental importância para potencializar o engajamento na ação.
O impacto positivo das ações pode ser perceptível através da satisfação dos colaboradores, que em contato com um ambiente de trabalho mais organizado e seguro, trabalham com mais qualidade. Além disso, têm destaque os resultados sociais, concretizados através de parcerias nas localidades das cinco distribuidoras, como Programa Vale Luz, Lar Irmã Dulce, Hospital Infantil Varela Santiago, Associação Crianças do Brasil Jaboatão e cooperativas locais, onde foram realizadas entregas dos materiais não mais utilizados pelo grupo para reutilização.
As lideranças tiveram papel crucial no desenvolvimento das ações, repasse para os times e promoção ativas das práticas de organização, através da colaboração entre distintos departamentos, oferecendo suporte e providenciando recursos necessários para a execução do programa.
Foram promovidos encontros com o objetivo de solidificar o engajamento entre as equipes e alcançar os resultados esperados, de modo a reforçar constantemente a necessidade da manutenção da cultura da organização tanto no ambiente administrativo quanto operacional dentro do grupo.
Reports periódicos foram disponibilizados, à medida que as ações eram executadas, para que as altas lideranças pudessem acompanhar a evolução do programa e incentivar o engajamento das equipes, visando estabelecer o bem-estar no ambiente de trabalho, indispensável para realizar entregas de qualidade.
A estratégia combinou ações online e presenciais, compostas por criação de identidade visual e peças de comunicação para o programa, além de lançamento do projeto e momento de aprendizagem para todas as equipes, disponibilização de vídeos explicativos sobre cada pilar do projeto e disponibilização de cartilhas/tutoriais de consulta.
A boa prática implantada na semana de OrganizAÇÃO ocorreu de forma integrada com o apoio das lideranças de cada distribuidora do grupo Neoenergia.
Com o sucesso da primeira edição, a semana de OrganizAÇÃO será realizada anualmente. No segundo semestre de 2024 ocorrerá segunda edição do programa, visando fortalecer ainda mais a cultura da organização no ambiente de trabalho, firmando compromissos com a segurança no trabalho, otimização de recursos financeiros e gestão adequada de resíduos, de modo a manter a busca constante pelo aumento da eficiência das atividades administrativas e operacionais.
